07 _ PMP ®. Grupos de procesos PMI® . Iniciación.
Los procesos de iniciación, son aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto existente mediante la autorización para iniciar dicho proyecto.
Dentro de este proceso se define el alcance inicial y se comprometen los recursos financieros. Se identifican los interesados internos y externos que van a interactuar o ejercer alguna influencia sobre el resultado global del proyecto, se selecciona el director del proyecto, esto se plasma en un acta de constitución del proyecto, cuando el acta de constitución recibe aprobación el proyecto se considera autorizado oficialmente.
Como todo proyecto tienen un inicio existen unas tareas o procesos de gestión que realizaremos las primeras. Son aquellas que realizamos para definir el nuevo proyecto y con el que obtenemos la autorización formal para comenzar.
Así, los procesos de iniciación, no son estancos del resto, ya que por ejemplo, a la hora de desarrollar el estudio de viabilidad del mismo, es necesario diseñar una estrategia básica de planificación. De ahí, que los procesos de planificación, se desarrollen casi desde el inicio del proyecto. De la misma forma, los de control abarcan toda la vida del proyecto, si bien es en los momentos de mayor actividad es cuando más intensidad aportan. Finalmente, los procesos de cierre, al igual que los de inicio, siguen sin ser estancos, y comienzan mucho antes del final del proyecto.
En este grupo se define el alcance inicial y se comprometen los recursos financieros iniciales.
Además, se identifican las personas interesadas en el proyecto (stakeholders), tanto internas como externas, que van a participar y ejercer alguna influencia sobre el resultado global.
Idealmente es en este momento cuando se selecciona el director de proyecto.
Toda esta información se registra en el acta de constitución del proyecto y en el registro de interesados. En el momento en que se aprueba el acta de constitución del proyecto, éste se considera oficialmente autorizado.
Los proyectos complejos de gran tamaño deberían dividirse en fases separadas. En dichos proyectos, lo procesos de Inicio se llevan a cabo en las fases subsiguientes.
Ejecutar los procesos de Inicio en el comienzo de cada fase ayuda a mantener el proyecto centrado en la necesidad de negocio que el proyecto se comprometió a abordar.
Involucrar a los patrocinadores, clientes y otros interesados durante el inicio genera un entendimiento común de los criterios de éxito, reduce los gastos generales de participación y, en general, mejora la aceptación de los entregables y la satisfacción del cliente y los demás interesados.
Desarrollar el acta de constitución del proyecto.
Es un proceso que consiste en desarrollar un documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase, y en documentar los requisitos iníciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados.
Las entradas del acta son:
- Declaración del proyecto de trabajo
- Casos de negocio
- Contrato
- Factores ambientales de la empresa
- Activos de los procesos de la organización
Las salidas son:
- Acta del proyecto.
Identificar a los interesados.
Consiste en identificar a todas las personas u organizaciones que reciben impacto en el proyecto y en documentar información relativa de sus intereses, participación e impacto en el éxito del proyecto.
Las entradas son:
- Acta del proyecto
- Documentos de compra
- Factores ambientales de la empresa
- Activos de los procesos de la organización
Las salidas son:
- Registro de los interesados
- Estrategia de gestión de los interesados
Fuentes:
- PMBok – PMI® –
- Wolf Project
- Varios internet
