00_ PMP ®. El PMBok 5ª edición. Project Management Institute – PMI ®.
El Project Management Institute (PMI®) promulga una metodología de Gestión de Proyecto que contempla todas las variables posibles con la finalidad de administrar proyectos en forma integrada y eficiente. Esta metodología se basa en analizar el ciclo de vida del producto y el ciclo de vida del proyecto para abordar posteriormente todos los pasos metodológicos necesarios relacionando procesos con áreas de conocimientos, cohesionados con la gestión y responsabilidad profesional.
La Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos, Guía del PMBOK 5ª edición, es realizada por la mayor organización mundial de profesionales de la gestión de proyectos, el Project Management Institute. En ella se describe la evolución por la que atraviesa todo proyecto, se definen los conceptos fundamentales y se explican las tareas a realizar para cumplir los objetivos con éxito.
Esta norma se desarrolló a partir de las buenas prácticas reconocidas de los profesionales dedicados a la dirección de proyectos que han contribuido a su desarrollo.
Existen otras guías similares como la internacional ISO 21500 y la PRINCE2 en el Reino Unido.
En el PMBOK se manejan 5 grupos de procesos:
- Iniciación
- Planificación
- Ejecución
- Monitoreo y control
- Cierre
con 9 áreas de conocimiento:
1.- Administración de la Integración del Proyecto
2.- Administración del Alcance del Proyecto
3.- Administración del Tiempo del Proyecto
4.- Administración de los Costos del Proyecto
5.- Administración de la Calidad del Proyecto
6.- Administración de los Recursos Humanos del Proyecto
7.- Administración de las Comunicaciones del Proyecto
8.- Administración de los Riesgos del Proyecto
9.- Administración de las Adquisiciones del Proyecto
Según PMBOK; Management o gestión se traduce en el sentido de administración y dirección del proyecto.
Se necesitan dos metodologías para completar un proyecto:
- La primera es para el ciclo de vida del proyecto para poder completar el trabajo
- La segunda es una metodología de Gestión de Proyecto para gestionar el proyecto.
Existes diferentes ciclos de vida de proyectos, dependiendo de la industria. Algunos ejemplos pueden ser:
- Construcción: Inicio, planificación, diseño, producción, comienzo
- Tecnología de la información: Diseño de alto nivel, diseño detallado, codificación, testing, instalación, conversión, listo para operar.
La metodología del proyecto integra cinco grupos de procesos – inicio, planificación, ejecución, monitoreo y control y cierre – con nueve áreas de conocimientos – gestión del alcance, gestión del tiempo, gestión del costo, gestión de la calidad, gestión de recursos humanos, gestión de la comunicación, gestión de riesgos, gestión de adquisiciones y gestión de interesados.
Áreas de conocimientos
El Project Management Institute define áreas de conocimiento en un proyecto a aquellas áreas que deben ser analizadas y definidas a lo largo del ciclo de vida del mismo. Dichas áreas deben ser evaluadas por el equipo de proyecto hasta definir la línea base correspondiente.
Gestión de la Integración del Proyecto
La gestión de la Integración del proyecto incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de dirección del proyecto. Los procesos se presentan diferenciados con interfaces definidas para poder identificarlos aunque en la práctica se superponen e interactúan entre ellos de formas que no pueden detallarse en su totalidad.
La integración se encarga de dar coherencia a todos los procesos por eso hay procesos de Integración en Inicio, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control, y Cierre.
El responsable de realizar la integración es el Gerente de Proyecto, Project Management Professional, y hasta se puede decir que es la razón de su existencia en el proyecto.
Incluye:
- Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
- Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
- Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
- Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto
- Realizar Control Integrado de Cambios
- Cerrar el Proyecto o la Fase
Gestión del Alcance del Proyecto.
La administración del alcance es el proceso de definir qué es lo requerido para poder asegurar que todo el trabajo sea realizado. Determina lo que está y lo que no está incluido en el proyecto.
El alcance es un factor crítico de éxito para el proyecto debido a que si el mismo se encuentra bien establecido y acordado con los stakeholders claves, el Gerente de Proyecto podrá gestionar y asegurar que lo solicitado sea entregado.
Para ello se deberá tener en cuenta lo siguiente:
- El alcance debe ser definido en función de los requerimientos.
- Los requerimientos deben ser bien entendidos por parte del equipo de proyecto.
- El alcance debe ser acordado y aprobado por los stakeholders claves.
La medición del alcance del proyecto se realiza vs. el plan de proyecto y la medición del alcance del producto se realiza vs. los requisitos del producto.
La finalización de un proyecto es medido contra el plan de proyecto mientras que la finalización de un producto es medido contra los requerimientos.
Para gestionar el alcance, el PMI establece cinco procedimientos a tener en cuenta: Recolectar los requerimientos, Definir el alcance, Crear la Work Breakdown Structure (WBS), Verificar el alcance y Controlar el alcance
La salida de la gestión del alcance es el Plan de gestión de los requisitos y el Scope Management Plan (Plan de Gestión del Alcance) que debe ser incluido en el Project Management Plan.
Muestra los procesos involucrados en garantizar que el proyecto incluya todo (y únicamente) el trabajo requerido para completarlo exitosamente.
Incluye:
- Planificar la gestion del alcance
- Recopilar los Requisitos
- Definir el Alcance
- Crear la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
- Verificar el Alcance
- Controlar el Alcance
Gestión del Tiempo del Proyecto
Se centra en los procesos que se utilizan para garantizar la conclusión a tiempo del proyecto.
Esta área de conocimiento es la que permite planificar que las actividades puedan cumplirse en las fechas estipuladas. Plantea los pasos necesarios para poder asegurar la concreción del proyecto a tiempo, logrando el alcance, con los costos y la calidad requerida.
Para gestionar el tiempo, el PMI establece seis procedimientos a tener en cuenta:
Incluye:
- Planificar la gestión del Cronograma
- Definir las Actividades
- Secuenciar las Actividades
- Estimar los Recursos para las Actividades
- Estimar la Duración de las Actividades
- Desarrollar el Cronograma
- Controlar el Cronograma
La salida de esta área de conocimiento es el Schedule Management Plan (Plan de Tiempo) que debe estar contemplado dentro del Project Management Plan.
Gestión de los Costos del Proyecto.
Describe los procesos involucrados en planificar, estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.
Existe una fuerte conectividad entre Gestión del Tiempo y Gestión del Costo. Las acciones de Gestión del Tiempo hablan sobre la identificación de actividades como componentes más pequeños de los Work Packages (paquetes de trabajo) mientras que en Gestión del Costo los proyectos deben ser controlados y estimados en distintos niveles.
El ciclo de vida del costo representa el costo total del proyecto durante todo el ciclo de vida del producto. Es decir que incluye el mantenimiento del producto. Este concepto establece el costo total de todo el ciclo de vida del producto, no solo el costo del proyecto.
Para gestionar el costo, el PMI establece tres procedimientos a tener en cuenta: Estimar costos, Determinar presupuesto y Controlar costos.
La salida de esta área de conocimiento es el Cost Management Plan (Plan de Costos) que debe estar contemplado dentro del Project Management Plan.
Incluye:
- Planificar la gestión de los costos
- Estimar los Costos
- Determinar el Presupuesto
- Controlar los Costos
Gestión de la Calidad del Proyecto.
La gestión de la Calidad trabaja para asegurar que se alcancen y se validen los requisitos del proyecto. Se aborda la calidad tanto de la gestión del proyecto como la de sus entregables.
Se persigue minimizar las desviaciones y proporcionar resultados que cumplan con los requisitos especificados. Este enfoque reconoce la importancia de:
- La satisfacción del cliente.
- La prevención antes que la inspección.
- La mejora continua.
- La responsabilidad de la dirección.
- El coste de la Calidad.
En Planificación debemos Planificar la Gestión de Calidad. Es el proceso de identificar los requisitos de calidad para el proyecto y sus entregables, así como documentar la manera en que el proyecto probará el cumplimento con los requisitos de calidad.
Dado que la calidad tiene dos vertientes, la calidad de los entregables y la calidad de la gestión, al planificar la calidad obtendremos dos planes, el plan de gestión de calidad enfocado a los entregables y el plan de mejoras del proceso enfocado a la propia gestión del proyecto.
La Gestión de la Calidad del Proyecto incluye los procesos y las actividades de la organización ejecutante que determinan las políticas, los objetivos y las responsabilidades relativos a la calidad, de modo que el proyecto satisfaga las necesidades que motivaron su creación. Implementa el sistema de gestión de calidad a través de políticas y procedimientos, con actividades continuas de mejora de procesos realizadas a lo largo de todo el proyecto, según corresponda.
Incluye:
- Planificar la Calidad
- Realizar el Aseguramiento de Calidad
- Realizar el Control de Calidad
Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto.
Describe los procesos involucrados en la planificación, adquisición, desarrollo y gestión del equipo del proyecto.
La gestión de recursos humanos es el área de conocimiento que contempla como decidir de manera estratégica el plan de recursos humanos que incluye el equipo de trabajo que desarrollará y estará al frente del proyecto.
Es necesario que ese equipo se encuentre trabajando junto y de la manera más eficiente posible y por ello, resulta fundamental tener en cuenta criterios para mejorar las habilidades y los vínculos de los miembros. Este aspecto refleja la importancia del trabajo en equipo y su impacto en el proyecto y en la organización.
Para gestionar los recursos humanos, el PMI establece cuatro procedimientos a tener en cuenta: Desarrollar Plan de RRHH, Adquirir RRHH, Desarrollar Equipo de Proyecto y Gestionar Equipo de Proyecto
La salida de esta área de conocimiento es el Human Resource Plan (Plan de Calidad) que debe estar contemplado dentro del Project Management Plan.
Incluye:
- Desarrollar el Plan de Recursos Humanos
- Adquirir el Equipo del Proyecto
- Desarrollar el Equipo del Proyecto
- Gestionar el Equipo del Proyecto
Gestión de las Comunicaciones del Proyecto.
Identifica los procesos involucrados en garantizar que la generación, recopilación, distribución, almacenamiento y disposición final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos.
La comunicación es el problema más frecuente que un gerente tiene en cada proyecto a gestionar ya que involucra a todos los miembros intervinientes y los canales de relación formal e informal.
Administrar la comunicación contempla que todos los integrantes reciban y envíen información de manera adecuada y aseguren que la información sea generada en el momento necesario, con los datos precisos y que se distribuya a los stakeholders correctos.
La efectividad y la eficiencia en la comunicación dependerá también de una adecuada planificación. Para mitigar los problemas, el gerente de Proyecto debe invertir el 75-90% de su tiempo en comunicar, además de crear un Plan de Comunicación y reporte adecuado. Para ello, se deben considerar dos acciones previas:
- Verificar con los stakeholders claves qué necesitan comunicar.
- Generar reuniones de equipo para revisar problemas de comunicación.
Para gestionar la comunicación, el PMI establece tres procedimientos a tener en cuenta:
Identificar a los stakeholders, Planificar la Comunicación, Distribuir Información, Administrar las expectativas de los stakeholders y Reportes de performance
La salida de esta área de conocimiento es el Comunication Plan (Plan de Comunicación) que debe estar contemplado dentro del Project Management Plan.
Incluye:
- Planificar las Comunicaciones
- Distribuir la Información
- Gestionar las Expectativas de los Interesados y Informar el Desempeño
Gestión de los Riesgos del Proyecto.
Describe los procesos involucrados en la identificación, análisis y control de los riesgos para el proyecto.
El objetivo del proceso de administración del riesgo es planificar todas las variables posibles para luego poderlas examinar y controlar, permitiendo así que los riesgos sean evidenciados en cada reunión y direccionados antes y después que ellos sucedan mediante un adecuado plan de respuesta.
Con la administración del riesgo, el Gerente de Proyecto trabaja para incrementar la probabilidad y el impacto de las oportunidades del proyecto (eventos positivos), con la finalidad de hacer decrecer la probabilidad e impacto de las amenazas al proyecto (eventos negativos).
Para gestionar los riesgos, el PMI establece seis procedimientos a tener en cuenta: Planificación del riesgo, Identificación, Análisis cualitativo, Análisis cuantitativo, Plan de respuesta a los riesgos y Monitoreo y control de las respuestas a los riesgos.
La salida de esta área de conocimiento es el Risk Management Plan (Plan de Riesgos) que debe estar contemplado dentro del Project Management Plan.
Incluye:
- Planificar la Gestión de Riesgos
- Identificar los Riesgos
- Realizar Análisis Cualitativo de Riesgos
- Realizar Análisis Cuantitativo de Riesgos
- Planificar la Respuesta a los Riesgos
- Dar seguimiento y Controlar los Riesgos
Gestión de las Adquisiciones del Proyecto.
Describe los procesos involucrados en la compra o adquisición de productos, servicios o resultados para el proyecto. Si bien es sabido que al planificar un proyecto es necesario adquirir las materias primas, insumos, equipos, instalaciones y en fin todo lo necesario para el buen funcionamiento del proyecto.
Lo anterior, requiere seleccionar los proveedores necesarios para efectuar las adquisiciones correspondientes. Al respecto Cobos, M (2010), manifiesta “es necesario lograr la integración de empresas proveedoras y asegurar el patrocinio desde el inicio del proyecto”.
Vale la pena tener presente, que en la medida en que se haga una adecuada selección de proveedores, que cumplan con normas de calidad, se verá reflejado durante el proceso o desarrollo del proyecto, a través de los entregables o productos a los clientes.
Los procesos de adquisiciones, deben estar documentados mediante un contrato o licitaciones, dependiendo el tipo de proyecto a desarrollar. A cada uno de los contratos, se deben hacer seguimientos, con el objeto de poder realizar cambios o correcciones de acuerdo a las circunstancias. Es responsabilidad del equipo de proyecto, asegurar que las adquisiciones realizadas satisfagan las necesidades del proyecto.
Por último, en toda organización que ejecute proyectos, es necesario realizar el cierre de las adquisiciones, no dejar actividad pendiente con el proveedor, más bien, establecer una relación a largo plazo, para futuras adquisiciones.
La salida de esta área de conocimiento es el Plan de las Adquisiciones que debe estar contemplado dentro del Project Management Plan.
Incluye:
- Planificar las Adquisiciones
- Efectuar las Adquisiciones
- Administrar las Adquisiciones
- Cerrar las Adquisiciones
Gestión de los Interesados del Proyecto.
Esta es la última área de conocimiento que conforman los grupos de procesos de la dirección de proyectos, segun la actualizacion de la 5ª versión del PMBok.
La Gestión de los Interesados incluye los procesos necesarios para identificar a las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o ser afectados por el proyecto para poder desarrollar estrategias adecuadas a fin de lograr su participación eficaz en el proyecto.
Al comienzo del proyecto, justo después de realizarse el Acta de Constitución del Proyecto, deberemos Identificar a los Interesados. Es el proceso de identificar a las personas que podrían afectar o ser afectados por el proyecto. Analizaremos y documentaremos la información relevante relativa a sus intereses, participación, interdependencias, influencia y posible impacto en el éxito del proyecto.
Cada proyecto tendrá interesados que se verán afectados o podrán afectar al proyecto, ya sea de forma positiva o negativa. Si bien algunos interesados pueden tener una capacidad limitada para influir en el proyecto, otros pueden tener una influencia significativa sobre el mismo y sobre sus resultados esperados.
La capacidad del director del proyecto para identificar correctamente y gestionar a dichos interesados de manera adecuada puede constituir la diferencia entre el éxito y el fracaso.
La salida de esta área de conocimiento es el Plan de Gestión de los interesados que debe estar contemplado dentro del Project Management Plan.
Incluye:
- Identificar a los interesados
- Planificar la gestión de los interesados
- Ejecutar la gestión de los interesados
- Seguir y controlar la gestión de los interesados.
Fuentes:
- PMBok – PMI ® –
- Wolf Project
- Varios internet
