18 _ PMP ®. Areas de conocimiento PMI® . Comunicaciones.
La gestión de las Comunicaciones incluye los procesos requeridos para asegurar que la información sea oportuna y adecuada. Los directores de proyecto emplean la mayor parte de su tiempo comunicándose con los miembros del equipo y otros interesados en el proyecto, tanto internos como externos.
Incluye todos los procesos requeridos para garantizar que la generación, la recopilación, la distribución, el almacenamiento, la recuperación y la disposición final de la información del proyecto, sean adecuados y oportunos.
Un PM dedica entre el 75% y el 90% comunicando.
Un plan que no se comunica es un plan que no existe. Importante Vocabulario común. Más del 55% de la comunicación queda codificada por elementos no verbales.
El equipo de dirección del proyecto puede adoptar los siguientes tipos de canales de comunicación:
- Ascendente: con la dirección general y los clientes
- Descendente: con los miembros del equipo del proyecto y proveedores
- Lateral por la izquierda: con colegas y grupos sociales
- Lateral por la derecha: con la oficina de proyectos y directores funcionales
La comunicación puede ser:
Obligaciones emisor – receptor:
Emisor: Asegurarse que el receptor ha recibido y entendido el mensaje.
Receptor: Asegurarse que ha recibido el mensaje que ha recibido
Dinámica de los procesos
| Inicio | Planificación | Ejecución | Control | Cierre | |
| Integración | 1 | 1 | 1 | 2 | 1 |
| Alcance | 4 | 2 | |||
| Tiempo | 6 | 1 | |||
| Costo | 3 | 1 | |||
| Calidad | 1 | 1 | 1 | ||
| RRHH | 1 | 3 | |||
| Comunicaciones | Planificar las comunicaciones | Gestionar las comunicaciones | Controlar las comunicaciones | ||
| Riesgos | 5 | 1 | |||
| Adquisiciones | 1 | 1 | 1 | 1 | |
| Interesados | 1 | 1 | 1 | 1 | |
| TOTAL | 2 | 24 | 8 | 11 | 2 |
El área de comunicación tiene 3 procesos repartidos en los grupos de planificación, ejecución y control.
El objetivo principal de este proceso es la gestión de la comunicación, de forma que en el 10.1, se obtiene el plan de gestión de las comunicaciones del proyecto. Con la información generada a la hora de identificar los interesados y su estrategia y la estrategia diseñada para su correcta gestión y analizando tanto sus necesidades de información como de los sistemas y modelos, se define este plan subsidiario.
El segundo proceso de ejecución del área de comunicación 10.2 consiste en distribuir la información (comunicaciones) que se ha generado en el proyecto y que se materializa en los informes de desempeño del proyecto y que se componen en el proceso 4.4.
La forma en cómo hay que distribuirla, a quién y cuándo, se define en el plan de comunicación, de ahí que sea una entrada fundamental de este proceso.
Finalmente en el proceso 10.3 se monitoriza y controla que la comunicación planificada, realmente es efectiva.
Plan de la Gestión de las Comunicaciones. 10.1
Es el proceso de desarrollar un enfoque y un plan adecuados para las comunicaciones del proyecto sobre la base de las necesidades y requisitos de información de los interesados y de los activos de la organización disponibles. Se realiza un plan de gestión de comunicaciones.
El beneficio clave de este proceso es que identifica y documenta el enfoque a utilizar para comunicarse con los interesados de la manera más eficaz y eficiente.
Una comunicación eficiente consiste en comunicar tan solo la información necesaria y conllenva distribuir la información en el momento adecuado, con el formato correcto y generando el impacto deseado.
Es conveniente realizar la comunicación en las etapas tempranas del proyecto. Los resultados se deben analizar con regularidad a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Una planificación incorrecta de las comunicaciones puede dar lugar a problemas tales como demoras en la entrega de mensajes, comunicación de información a la audiencia equivocada, o comunicación insuficiente con los interesados y mala interpretación o comprensión del mensaje transmitido.
Un componente clave de la planificación de las comunicaciones reales del proyecto es la determinación y delimitación de quién se comunicará con quién, y de quién recibirá qué información.
- Una comunicación eficaz implica que la información se suministra en el formato adecuado, en el momento preciso, a la audiencia correcta y con el impacto deseado.
- Una comunicación eficiente implica proporcionar exclusivamente la información necesaria.
Herramientas:
- Análisis de requisitos de las comunicaciones:
- Su resultado es la suma de las necesidades de información de los actores interesados en el proyecto
- Los requisitos de las comunicaciones se utilizan sólo para suministrar información que contribuya al éxito del proyecto.
- Un componente crítico para el éxito de las comunicaciones es determinar y limitar quién se comunicará con quién así como la información que recibirá cada actor interesado.
- Es básico que el número de canales de comunicación no sea excesivo, lo que calcularemos con la siguiente fórmula Canales = N*(N-1)/2, de donde N es el número de personas.
- Limitando los canales de comunicación se limitan los ruidos y barreras a la comunicación.
- Modelos de comunicación:
- Entre emisor y receptor codificar/mensaje/medio/decodificar
- El acuse de recibo significa que el receptor ha recibido el mensaje pero NO necesariamente lo haya entendido ó esté de acuerdo con el mismo, SÓLO la respuesta significa que el receptor decodifica y comprende el mensaje del emisor.
- Ruido: todo aquello que interfiere en la transmisión y recepción del mensaje producen conflictos
- Métodos de comunicación:
- Comunicación interactiva: entre dos ó más partes existe un multidireccional intercambio de información e
- Emisión de la comunicación (PUSH): enviada a receptores específicos que necesitan la información, asegura que la información ha sido distribuida pero NO certifica que sea recibida ó comprendida por el receptor
- Disposición de comunicación (PULL): usada para volúmenes muy grandes de información, requiere que el receptor acceda al contenido de la comunicación a su propia discreción.
La Salida es el Plan de Gestión de las comunicaciones que debe proporcionar:
- Requisitos de las comunicaciones de todos los actores interesad
- Información que debe ser comunicad
- Persona responsable de comunicar la información.
- Personas ó grupos que recibirán la información.
- Métodos, canales, tecnologías utilizadas para distribuir la información.
- Proceso de escalamiento de polémicas – Glosario común de términos – Diagramas de flujo de la información – Restricciones de la información
- Utilización de una matriz de distribución y responsabilidad de la información.
Gestionar las comunicaciones. 10.2.
Modos de comunicación
- Formal por escrito: Formalizar y registrar acuerdos importantes, contratos, aprobaciones, aceptaciones, recepciones, informes de estado, etc. Siempre que el cliente solicite trabajos adicionales no cubiertos por el contrato.
- Formal verbal: Transmitir información oficial y procurar el conocimiento de asuntos importantes. Políticas, posiciones, normas, etc
- Informal por escrito: La más utilizada en la dirección de proyectos cuando se quiere dejar constancia del mensaje. Memos, emails, notas, ordenes de trabajo, etc.
- Informal verbal: La más utilizada dentro en la dirección de un proyecto cuando se quiere crear un clima de trabajo adecuado y resolver conflictos menores. Reuniones, conversaciones, etc
Estilos de comunicación:
- Autoritario, exige y muestra una dirección específica
- Promotor, cultiva el espíritu de equipo
- Facilitador, orienta, no interfiere, ofrece ayuda
- Conciliador, busca el acuerdo, construye equipos, puede provocar indecisión
- Crítico, emite juicios sólidos, ofrece criterios Ético, honesto, justo, puede ser poco realista Secretista, cerrado, no comparte datos Indiscreto, emite ruido, puede crear polémicas
- Intimidador,agresivo, puede dañar la amoral del equipo
- Combativo, dispuesto a pelear o ser desagradable, rompe la unidad del grupo.
Reglas básicas de las reuniones:
- Convocatoria formal y con suficiente antelación
- Propósito y tiempo limitados
- Puntos a tratar y agenda para cada punto
- Reuniones regulares pero no a menudo
- Convocar a las personas adecuadas
- Informara cada persona acerca de su responsabilidad y papel en la reunión
- Presidencia y reglas de comportamiento establecidas
- Acuerdos con responsables y plazo de ejecución asignados
- Acta de la reunión, con acuerdos adoptados, redactada y publicada
La salida del proyecto son las Comunicaciones Del Proyecto y las actualizaciones del plan y los documentos del proyecto así como los APO de la organización.
Comunicaciones Del Proyecto: Se emiten periódicamente y su información y detalle dependerá del tipo de agente al que se dirige y de sus necesidades concretas de información.
- Analisis de desempeño pasado.
- Estado actual de riesgos e incidentes.
- Trabajo completado en el periodo reportado.
- Trabajo que se debe completar en el siguiente periodo.
- El resumen de los cambios aprobados en el periodo.
- Resultados del análisis de variación.
- Conclusión proyectada del proyecto –tiempo y costo-.
- Otras informaciones relevantes.
Controlar las Comunicaciones 10.3.
Es el proceso de monitorear y controlar las comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto para asegurar que se satisfagan las necesidades de información de los interesados. Crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar y realizar la disposición final de la información del proyecto de acuerdo con el plan de gestión de las comunicaciones.
El beneficio clave de este proceso es que permite un flujo de comunicaciones eficaz y eficiente entre los interesados del proyecto. Este proceso va más allá de la distribución de información relevante y procura asegurar que la información que se comunica a los interesados del proyecto haya sido generada adecuadamente, recibida y comprendida.
Existen programas informáticos que configuran un Sistemas de Gestión de la Información, son herramientas que nos ayudan a gestionar la información del proyecto y distribuirla. Muy útiles cuando el volumen de información y el número de interesados es alto.
Como todo proceso de Seguimiento y Control este proceso puede dar como resultado modificaciones a los planes contenidos en el Plan de Dirección del Proyecto, solicitudes de cambio y actualiacion de documentos y APOs. Por ejemplo algunos elementos concretos de comunicación, tales como incidentes o indicadores calve del rendimiento, pueden desencadenar una revisión inmediata, mientras que otros no lo harán.
Fuentes:
PMBok – PMI® –
Wolf Project
Varios internet
