08 _ PMP ®. Grupos de procesos PMI® . Planificación.
El grupo de procesos de Planificación está compuesto por aquellos procesos realizados para establecer el alcance total del esfuerzo, definir y refinar los objetivos, y desarrollar la línea de acción requerida para alcanzar dichos objetivos.
Debido a la naturaleza compleja de la dirección de proyectos a medida que se va recopilando y comprendiendo más información o más características del proyecto, es probable que se requiera un planificación adicional. La incorporación progresiva de detalles al plan para la dirección del proyecto recibe generalmente el nombre de Planificación Gradual.
El beneficio clave de este grupo de procesos consiste en trazar la estrategia y las tácticas, así como la línea de acción o ruta para completar con éxito el proyecto.
De este grupo de procesos obtendremos el plan para la dirección del proyecto y los documentos del proyecto que explorarán todos los aspectos del alcance, el tiempo, el costo, la calidad, las comunicaciones, los recursos humanos, los riesgos, las adquisiciones y la participación de los interesados del proyecto.
Dependiendo del tamaño y complejidad del proyecto se podrán realizar más o menos documentos así como más extensos o menos. Es decisión del director del proyecto adaptar la guía para la dirección de proyectos a su caso concreto.
Los mínimos documentos que se deberán realizar son:
- Definir el alcance del proyecto. Qué es lo que queremos conseguir.
- El cronograma. Cuándo lo obtendremos.
- El presupuesto. A qué coste.
A medida que se recopilan o se comprenden más características o más informaciones sobre el proyecto, puede ser necesaria una mayor planificación. El plan para la dirección del proyecto y los documentos del proyecto desarrollados como salidas del grupo de procesos de planificación, explorarán todos los aspectos del alcance, tiempo, costos, calidad, comunicación, riesgos y adquisiciones.
El equipo del proyecto debe estimular la participación de todos los interesados pertinentes durante la planificación del proyecto y en el desarrollo del plan para la dirección y documentos del proyecto. Debido a que el proceso de retroalimentación y mejora no puede continuar de manera indefinida, los procedimientos establecidos por la organización dictan cuándo se termina el esfuerzo de planificación inicial.
Descripción General del PROCESO DE PLANIFICACION:
- Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto. Define la forma que planificara, ejecutara, supervisara y controlara y cerrara el proyecto.
- Recopilar Requisitos. Documentar las necesidades de los interesados.
- Definir el Alcance. Descripción detallada del proyecto y del producto.
- Crear la EDT (Estructura de Desglose del Trabajo). Subdividir los entregables del proyecto en componentes más pequeños y fáciles de dirigir.
- Definir las Actividades Definir las acciones especificas a ser realizadas.
- Secuenciar las Actividades. Documentar y definir las relaciones entre las actividades del proyecto.
- Estimar los Recursos de las Actividades. Estimar las personas y equipos requeridos para ejecutar cada actividad.
- Estimar la Duración de las Actividades. Estimar los tiempos de cada actividad con los recursos estimados.
- Desarrollar el Cronograma. Definir el orden de las actividades, duración y restricciones del cronograma.
- Estimar Costos. Definir la aproximación de recursos monetarios necesarios para llevar a cabo el proyecto.
- Determinar el Presupuesto. Determinar los costos de las actividades para establecer la línea base de los costos.
- Planificar la Calidad. Identificar los requisitos de calidad y/o normas para el proyecto y el producto.
- Desarrollar el Plan de Recursos Humanos. Identificar y determinar los roles y responsabilidades de cada recurso.
- Planificar las Comunicaciones. Definir las necesidades de información de los interesados y como se va a abordar.
- Planificar la Gestión de Riesgos. Definir las actividades de gestión de riesgos.
- Identificar Riesgos. Definir los riesgos que pueden afectar el proyecto.
- Realizar Análisis Cualitativo de Riesgos. Priorizar los riesgos para su análisis combinando la probabilidad de ocurrencia y el impacto de dichos riesgos.
- Realizar Análisis Cuantitativo de Riesgos. Analizar numéricamente el impacto de los riesgos.
- Planificar la Respuesta a los Riesgos. Desarrollo de opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas al objetivo del proyecto.
- Planificar las Adquisiciones. Decisiones de compra para el proyecto.
Desarrollar el plan para la dirección del Proyecto
El proceso que consiste en documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios. El plan para la dirección del proyecto se convierte en la fuente primaria de información para determinar la manera en que se planificará, ejecutará, supervisará y controlará, y cerrará el proyecto.
Debe determinar Metas, Métodos y Métricas o ratios para proveer el comportamiento del proyecto.
El plan debe estar CONSENSUADO, APROBADO, SER REALISTA Y SER FORMAL.
El Plan para la dirección del proyecto, se puede dividir en SUBPLANES, cuyo número y detalle vendrá determinado por la complejidad del proyecto y por sus características particulares.
Como norma general podrá tener, al menos, las siguientes partes:
- Plan de gestión del Alcance.
- Plan de gestión de requisitos.
- Plan para la gestión temporal.
- Plan de mejora de procesos.
- Plan de gestion de la calidad
- Plan para la gestión de coste.
- Plan de reclutamiento y formación de los recursos humanos.
- Plan de gestión de riesgo
- Plan de gestión de la comunicación.
- Plan de gestión de adquisiciones.
- Plan de gestión de interesados.
Adicinoalmente se pueden tener en cuenta:
- Plan de control de cambios (SIGC – Sistema Integrado de Gestión del Cambio).
- Plan de control de la configuración.
Fuentes:
- PMBok – PMI® –
- Wolf Project
- Varios internet
