02_ PMP ®. ¿Qué es la dirección de Proyectos?

¿Qué es la dirección de Proyectos?

Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para cumplir con los requisitos y el proyecto en sí.

Relación entre dirección de proyectos, de programas y la gestión del portafolio:

La   dirección de proyectos  existe  en  un  contexto  más  amplio,  con  frecuencia  se establece la siguiente jerarquía:

1. Plan Estratégico.
2. Gestión del Portafolio.
3. Gestión de Programas
4. Gestión de Proyectos > Gestión de Subproyectos

La relación entre la dirección de proyectos, dirección de programas y gestión de portafolio se realiza mediante el establecimiento de prioridades basadas en:

• Riesgo
• Financiación.
• Plan Estratégico de la organización.

Una  efectiva dirección de proyectos requiere  que el equipo de dirección del proyecto comprenda y use conocimientos y habilidades de las siguientes  áreas de experiencia:

a. Fundamentos de la dirección de proyectos:

• Definición del ciclo de vida del proyecto.
• 5 grupos de procesos.
• 9 áreas de conocimiento.

b. Conocimientos, normas y regulaciones del área de aplicación del proyecto.

Área de  aplicación: son  categorías  de  proyectos  que  tienen  elementos significativos comunes pero que no son necesarios ni están presentes en todos los proyectos.

Se definen en términos de:

• Departamentos  funcionales:   legal,  de  producción,  de  logística,  de RRHH, etc.
• Elementos técnicos: ingeniería de software, ingeniería hidráulica, etc.
• Especializaciones de gestión: contratación por el Gobierno, desarrollo de nuevos productos, etc.
• Grupos de industria: automoción, logística, defensa, construcción, etc.

c. Comprensión del entorno interno y externo del proyecto:

• Entorno cultural y social.
• Internacional y político.
• Entorno físico.

d. Conocimiento y habilidades de dirección general.

e. Habilidades interpersonales (soft skills):

• Comunicación.
• Influencia.
• Liderazgo.
• Motivación.
• Resolución de problemas.
• Desarrollo de equipos (Team building).
• Toma de decisiones.

 

1. Plan estratégico de la organización:

La formulación de la estrategia de la organización y los proyectos necesarios para su implementación pueden agruparse en:

• Portafolio
• Programas

Los objetivos a conseguir a corto, medio y largo plazo son los recursos  disponibles  y  las  inversiones  necesarias  para  alcanzar  los objetivos:

• Priorizan y establecen una jerarquía entre los portafolios, programas y proyectos implicados en su implementación.
• Son la principal fuente de solicitudes de cambio para portafolios, programas y proyectos ya que cualquier pequeña variación en cualquiera de los objetivos de la organización suele afectar a varios de ellos.

Generalmente, los proyectos son autorizados como resultado de una o más de las siguientes consideraciones estratégicas:

• Demanda del mercado.
• Necesidad de la organización.
• Solicitud de un cliente.
• Avance tecnológico.
• Requisito legal.

 

  2. Gestión del Portafolio

 Un portafolio se refiere a un conjunto de proyectos, programas y otros trabajos que se agrupan para facilitar la administración eficaz de ese trabajo y cumplir con los objetivos estratégicos del negocio.

Los proyectos o programas del portafolio no son necesariamente interdependientes o relacionados entre sí.

La gestión del portafolio se refiere a la gestión centralizada de uno o más portafolios, que incluye identificar, establecer prioridades, autorizar, dirigir y controlar proyectos, programas y otros trabajos relacionados para alcanzar los objetivos específicos y estratégicos del negocio.

La gestión del portafolio se centra en asegurar que los proyectos y programas se revisen para establecer prioridades.

 

3. Dirección de Programas

 Un programa se define como un grupo de proyectos relacionados administrados de forma coordinada para obtener beneficios y control, que no se obtendrían si se gestionaran en forma individual.

Los programas pueden incluir elementos de trabajo relacionados que están fuera del alcance de los proyectos específicos del programa. Un proyecto puede o no formar parte de un programa, pero un programa incluye siempre proyectos.

Si la relación entre los proyectos está dada únicamente por un cliente,  vendedor, tecnología o recurso en común, el esfuerzo se debería gestionar como un portafolio de proyectos, en lugar de hacerlo como un programa.

La dirección de programas se centra en las interdependencias entre los proyectos y ayuda a determinar el enfoque óptimo para gestionarlas. Entre las acciones relacionadas con estas interdependencias, se puede incluir:

• Resolver restricciones de los recursos y/o conflictos que afectan a múltiples Proyectos dentro del sistema;
• Ajustar la dirección estratégica/de la organización que afecta las metas y los Objetivos de los proyectos y del programa, y Resolver problemas y cambiar la gestión dentro de una estructura de gobernabilidad compartida.

 

4. Gestion de Proyectos y Planificación Estratégica

Los proyectos se utilizan para cumplir el plan estratégico de una organización. Algunos ejemplos de consideraciones estratégicas pueden ser:

• Demanda del mercado (por ej., una compañía automotriz que autoriza un proyecto para construir más automóviles de bajo consumo en respuesta a la escasez de combustible),
• Oportunidad estratégica/necesidad comercial (por ej., un centro de capacitación que autoriza un proyecto de creación de un curso nuevo, para aumentar sus ganancias),
• Solicitud de un cliente (por ej., una empresa eléctrica que autoriza un proyecto para construir una nueva subestación a fin de abastecer un nuevo parque industrial),

Dentro de programas o portafolios, los proyectos resultan un medio para alcanzar las metas y los objetivos de la organización, a menudo en el contexto de un plan estratégico.

Las organizaciones gestionan los portafolios basándose en el plan estratégico de la compañía lo que puede dictar la jerarquía de un portafolio, programa o proyecto implicado. Uno de los objetivos de la gestión del portafolio es maximizar el valor del portafolio examinando los programas, proyectos u otros trabajos realizados con el objetivo de excluir los componentes cuya contribución para la realización de los objetivos del plan estratégico de la compañía sea mínima. De esta manera, el plan estratégico de una organización se convierte en el principal factor que guía las inversiones en los proyectos.

 

5. Consideraciones para la autorización de proyectos:

• Demanda del mercado.
• Oportunidad estratégica o necesidad comercial.
• Solicitud de un cliente.
• Adelantos tecnológicos.
• Requisitos legales.

 

6. Dirección de Proyectos y Gestión de las Operaciones

Las operaciones son actividades que generan un mismo producto o proveen un servicio, es decir, son esfuerzos permanentes que producen salidas repetitivas.

El director del proyecto es la persona asignada por la organización ejecutante para alcanzar los objetivos del proyecto.

El rol del director del proyecto es diferente del de un gerente funcional o del de un gerente de operaciones. De acuerdo a la estructura de la organización el director puede estar bajo la supervisión de un gerente funcional o en otros casos el director pertenece a un grupo de varios directores que rinden cuentas al director de programa o de portafolio.

El director del proyecto gestiona las restricciones (alcance, cronograma, costo y calidad, entre otras) de los proyectos individuales, mientras que la oficina de dirección de proyectos gestiona las metodologías, normas, oportunidad/riesgo global e interdependencias entre proyectos a nivel empresarial.

Características de un director de proyecto:

• Conocimiento en dirección de proyectos.
• Desempeño Lo que el director puede hacer aplicando el conocimiento en dirección de proyectos.
• Personal Se refiere a como el director se comporta cuando ejecuta el proyecto, abarca características de personalidad y liderazgo. 

Los directores del proyecto y las oficinas de gestión de proyectos persiguen objetivos diferentes y, por lo tanto, responden a necesidades diferentes. Sin embargo, todos estos esfuerzos deben estar alineados con las necesidades estratégicas de la organización. Las diferencias entre el rol de los directores del proyecto y una oficina de dirección  de proyectos pueden incluir lo siguiente:

• El director del proyecto se concentra en los objetivos específicos del proyecto, mientras que esta oficina gestiona cambios importantes relativos al alcance del programa que pueden considerarse oportunidades potenciales de alcanzar mejor los objetivos de negocio.
• El director del proyecto controla los recursos asignados al proyecto a fin de cumplir mejor con los objetivos; por su parte, la oficina de dirección de proyectos optimiza el uso de los recursos de la organización que son compartidos entre todos los proyectos.

No hay que perder de vista que los proyectos se generan a partir de una necesidad, bien a partir de un contrato con cliente, proyecto facturable, o bien por necesidades internas de la compañía, proyecto interno.

Hay que tener en cuenta la cultura de los diferentes agentes, pues podría poner en peligro el éxito del proyecto: multiculturalidad.

 

Fundamentos para la dirección de proyectos

La guía PMBOOK  es la norma para dirigir la mayoría de proyectos, describe los procesos, herramientas y técnicas para dirigir un proyecto. Esta norma se limita a proyectos individuales y a los procesos de dirección de proyectos conocido como buenas prácticas. La dirección de programas se trata en La Norma para la Dirección de Programas (The Standard for Program Management) mientras que la gestión de porfolios se aborda en La Norma para la Gestión del Portafolio (The Standard for Portfolio Management ).

 

 

Fuentes:

• PMBok – PMI® –
• Wolf Project
• Varios internet