27 _ PMP ®. Herramientas de desarrollo del cronograma. La ruta critica. PMI® .

Herramientas y Técnicas de desarrollo del cronograma.

• Análisis de la red del cronograma: Es una técnica que se utiliza para generar el cronograma del proyecto y emplea diversas técnicas analíticas como el método de la ruta crítica, cadena crítica, el análisis “¿Qué pasa si…?” y técnicas de optimización de recursos para calcular las fechas de inicio y fin, tempranas y tardías, de las partes incompletas del proyecto. Algunos caminos de la red pueden tener puntos de convergencia o divergencia de rutas que se pueden identificar y emplear en el análisis de comprensión de cronograma o en otros tipos de análisis.
• Método de la ruta crítica: Se utiliza para estimar la duración del proyecto y determinar el nivel de flexibilidad en la programación de los caminos de red lógicos dentro del cronograma. Esta técnica de análisis calcula las fechas para todas las actividades, sin tener en cuenta las limitaciones de recursos, y realiza un análisis que recorre hacia adelante y hacia atrás toda la red del cronograma. La ruta crítica es la secuencia de actividades que representa el camino más largo a través de un proyecto y determina la menor duración del mismo. Este método se utiliza para determinar el nivel de flexibilidad en la programación de los caminos de red lógicos dentro del modelo de programación. La flexibilidad se mide por la cantidad de tiempo que una actividad puede retrasarse o extenderse respecto a su fecha de inicio temprana sin retrasar la fecha de finalización del proyecto ni violar restricción alguna del cronograma, lo que se denomina “holgura total”. Una ruta crítica CPM se caracteriza por el hecho de que su holgura total es igual a cero. Cualquier actividad que se encuentre dentro de la ruta crítica se le denomina actividad de la ruta crítica. Una vez calculada la holgura total en un camino puede determinarse la holgura libre, que es la cantidad de tiempo que se puede retrasar una actividad del cronograma dentro de un mismo camino sin retrasar la fecha de inicio temprana de cualquier actividad subsiguiente.
• Método de la cadena crítica: Se aplica al modelo de programación y permite al equipo del proyecto colocar colchones en cualquier ruta del cronograma del proyecto para tener en cuenta los recursos limitados y las incertidumbres del proyecto. Se desarrolla a partir del enfoque del método de ruta crítica y tiene en cuenta efectos de la asignación, optimización y a nivelación de los recursos, así como de la incertidumbre en la duración de las actividades de la ruta crítica. Este método utiliza actividades con duraciones que no contemplan márgenes de seguridad, relaciones lógicas ni disponibilidad de recursos, con colchones determinados estadísticamente y compuestos de los márgenes de seguridad agregados a las actividades en un punto determinado del cronograma de proyecto para tener en cuenta los recursos ilimitados y las incertidumbres asociadas al proyecto. El colchón del proyecto protege la fecha de finalización objetivo contra cualquier deslizamiento o retraso a lo largo de a cadena critica. Se pueden poner colchones de alimentación en cada punto de la cadena para proteger la cadena crítica contra retrasos a lo largo de las cadenas de alimentación. De esta forma en lugar de gestionar la holgura total de las rutas, el método de la cadena crítica se concentra en gestionar las duraciones restantes de los colchones en función de las duraciones de las cadenas de tareas.
• Técnicas de optimización de recursos: Se pueden utilizar para ajustar el modelo de programación en función de la demanda y de la provisión de recursos.
• Nivelación de recursos. Es una técnica en la cual las fechas de inicio y fin de ajustan sobre la base de las restricciones de los recursos, con el objetivo de equilibrar la demanda de recursos con la oferta disponible. Esto se puede utilizar cuando los recursos compartidos o críticos necesarios se encuentran únicamente disponibles en determinados momentos o en cantidades limitadas, cuando han sido sobrecargados, o cuando se desea mantener la utilización de recursos en un nivel constante. La nivelación de recursos a menudo provoca cambios en la ruta crítica original, generalmente aumentándola.
• Equilibrio de recursos. Es una técnica que ajusta las actividades a un modelo de programación, de modo que las necesidades de recursos del proyecto no excedan ciertos límites de recursos predefinidos. Con esta técnica la ruta crítica del proyecto no se modifica, y la fecha de finalización no se puede retrasar.
• Técnicas de Modelado:

1. Análisis de escenarios “¿Qué pasa si…?”. Es un proceso que consiste en valuar escenarios a fin de predecir su efecto sobre los objetivos del proyecto. Consiste en realizar un análisis de la pregunta “¿Qué pasa si…?” se realiza un análisis de red del cronograma, usándolo para calcular diferentes escenarios, tales como un retraso en una entrega de un componente principal, la prolongación de un diseño o la introducción de factores externos. Este análisis de puede utilizar para evaluar la viabilidad del cronograma del proyecto bajo condiciones adversas y para preparas planes de contingencia y respuesta para superar o mitigar el impacto de situaciones inesperadas.
2. Simulación. Implica calcular múltiples duración del proyecto a partir de conjuntos de supuestos sobre las actividades, mediante el uso de distribuciones de probabilidades construidas a partir de estimaciones por tres valores para tener en cuenta la incertidumbre.

• Adelantos y retrasos: Son refinamientos que se aplican durante el análisis de red con objeto de desarrollar un cronograma viable a través del ajuste del momento de comienzo de las actividades sucesoras. Un adelanto es la cantidad de tiempo en que una actividad sucesora se puede anticipar con respecto a una actividad predecesora y un retraso consiste en la cantidad de tiempo en que una actividad sucesora se retrasa con respecto a una actividad predecesora.
• Comprensión del cronograma: Se utilizan para acortar el calendario sin modificar el alcance del mismo cumpliendo las restricciones del cronograma y las fechas impuestas. Entre las técnicas que se incluyen esta la intensificación la cual es utilizada para acortar la duración del cronograma con el menor incremento del costo posible mediante la aportación de recursos, y la de ejecución rápida en la que las actividades que se realizan en secuencia se llevan a cabo en paralelo para disminuir la duración del proyecto.
• Herramientas de programación: Contienen el modelo de programación y aceleran el proceso mediante la generación de fechas de inicio y fin basadas en las entradas de actividades, los diagramas de res, los recursos y las duraciones de las actividades.Ruta crítica

La ruta crítica se refiere a la secuencia de actividades que deben ser completadas de acuerdo al cronograma para todo el proyecto de manera que se concluya de acuerdo éste. Si la fecha de terminación del proyecto se ha recorrido, es porque al menos una actividad de la ruta crítica no se completó a tiempo.

Es importante tener clara la secuencia de la ruta crítica para saber donde tenemos flexibilidad y donde no. Podemos tener una serie completa de actividades que se terminen retrasadas, a pesar de ello el proyecto total se completará a tiempo, esto debido a que las actividades rezagadas están fuera de la ruta crítica. Por otro lado, si el proyecto se está retrasando, el colocar recursos adicionales en las actividades que están fuera de la ruta crítica no traerá como resultado que el proyecto total se complete con mayor prontitud.

Hay que observar que la ruta crítica solo va a ser calculada si tenemos secuenciadas todas las actividades del cronograma. La ruta crítica se basa en la comprensión de las actividades sucesoras y predecesoras de cada actividad. Si las actividades no están secuenciadas, la ruta crítica puede ser calculada de manera errónea.

La lógica detrás de la ruta crítica

En cada proyecto, no importa lo complicado que sea, siempre hay algunas actividades que pueden ser iniciadas antes o completadas después sin poner en peligro la fecha final de terminación del proyecto. Esta flexibilidad entre el momento anticipado en que una actividad PUEDE ser completada y el momento más tardío en que ésta deba ser completada se le llama holgura. Existe una holgura similar si la actividad tiene flexibilidad entre el momento anticipado en que PUEDE iniciar y el momento más tardío en que DEBE iniciar. Por definición, si una actividad tiene flexibilidad, o holgura, en relación con su fecha de inicio y de terminación, entonces NO ESTÁ en la ruta crítica.

Ahora veamos las actividades en que no tenemos flexibilidad en las fechas de inicio y terminación. Dichas actividades no son completadas antes debido a que están pendientes de completarse porque dependen de otra actividad. Tampoco pueden ser completadas posteriormente a lo programado sin causar que todas las actividades subsecuentes se retrasen. Esto se debe a que ninguna de las actividades que siguen tienen flexibilidad o flotación alguna en sus fechas de inicio y terminación. Todas estas actividades se apoyan fuertemente contra otras actividades que les preceden o suceden. La ruta crítica consiste en una secuencia larga de actividades que debe ser iniciada y completada exactamente como se programó. En otras palabras, es la secuencia más larga de actividades con holgura cero. Si una actividad de la ruta crítica se retrasa, el proyecto entero se retrasará (a menos que se pueda compensar el tiempo en algún otro lugar de la ruta crítica).

La fecha de terminación del proyecto como tal se define por la ruta crítica. Si no existiera ésta, habría entonces al menos alguna holgura en todas las rutas de actividad desde el inicio hasta el fin. Si hubiese holgura en todas partes, podríamos apretar esta y finalizar antes el proyecto. En la medida que recorramos la fecha de terminación para terminar más anticipadamente, podemos iniciar y eliminar algo de holgura. Sin embargo, en algún momento, la holgura desaparece de una de las rutas. Esto sería el punto donde cada actividad de la ruta tendría inicio y fecha de terminación soportándose una con la contra. No habría más holgura en esta secuencia de actividades. Esto constituiría la ruta crítica.

La ruta B es la ruta crítica ya que aumenta todas las actividades de la ruta una contra otra. No hay margen o holgura en el espacio temporal. Todas las otras rutas tienen alguna holgura, lo que implica que en algún punto van a esperar a otras rutas para finalizar. Por definición, la ruta crítica tiene holgura cero.

 Por ejemplo, digamos que tenemos un proyecto de nueve meses de duración. Nuestra herramienta de cronograma para la Dirección del Proyecto identifica la ruta crítica. Vamos a asumir que tenemos 22 actividades en la ruta crítica, todas de diversas duraciones y horas esfuerzo. La segunda actividad en la ruta crítica fue estimada para ser completada en ocho días. Al ir avanzando el proyecto, resulta que esta actividad tomo de hecho nueve días para completarse. Lo que vamos a descubrir es que ahora el proyecto completo va a tomar nueve meses y un día. El retrasar la finalización de la segunda actividad por un día hace que el cronograma de todo el proyecto se exceda de la fecha límite por un día. A menos que el día extra pueda ser compensado en algún punto posterior en la ruta crítica, el proyecto va a ser completado un día tarde.

¿Por qué es importante la ruta crítica?

Francamente, en muchos proyectos no es necesario determinar la ruta crítica. Esto es especialmente el caso en proyectos pequeños. Sin embargo, en proyectos más grandes y complejos, es importante tener una comprensión de la ruta crítica. Si el proyecto tiene la tendencia a retrasarse y estamos actuando pro-activamente para ponernos al día con el cronograma, es muy importante identificar las actividades de la ruta crítica. A menos que podamos acelerar las actividades en la ruta crítica, la fecha de terminación de todo el proyecto va a seguir siendo la misma. La aplicación de recursos adicionales para las actividades que no están en la ruta crítica puede permitirnos que todas estas actividades se completen antes, aunque esto no va a afectar la fecha de terminación del proyecto total. Nuestra posibilidad de tener un impacto en la fecha de terminación del proyecto depende de nuestra habilidad para identificar y acortar la ruta crítica.

 La ruta crítica puede cambiar

Existen muchas secuencias de actividades disponibles en un proyecto desde el principio hasta el final del mismo. Éstas pueden de hecho constituir múltiples rutas críticas si no tienen holgura y si todas conducen a la misma fecha de terminación. Usualmente, si tenemos rutas críticas múltiples, en muchas de estas las actividades se empalman.

Dado que existen muchas, muchas rutas a lo largo del cronograma, es posible que la ruta crítica cambie. Por ejemplo con 22 actividades durante nueve meses, asumamos que tenemos otra ruta de trabajo que incluye 19 actividades y toma 8 ½ meses. Si intentamos acelerar el cronograma para completar el proyecto en ocho meses, esto se vuelve algo complicado. Primeramente tendríamos que poner nuestra atención en acelerar las actividades en la ruta crítica de nueve meses. Sin embargo, una vez que la ruta crítica se reduce a 8 ½ meses, la segunda ruta crítica emerge mostrando una misma línea de tiempo total. El comprimir más la ruta crítica original no va a dar como resultado que el proyecto se complete antes, esto debido a que la segunda ruta va a tomar 8 ½ meses para completarse. En este caso, ambas rutas deben acelerarse (o quizás algunas actividades comunes de ambas puedan acelerarse).

La otra forma en que la ruta puede cambiar es si las actividades que se encuentran fuera de la ruta crítica se retrasan. En el ejemplo anterior, digamos que una de las actividades de la ruta de 8 ½ meses concluye después de tres semanas extra. Dado que solo había dos semanas de holgura en la ruta, esto va a ser ahora la ruta crítica y va a forzar a que todo el proyecto se complete una semana tarde.

Cálculo de la ruta crítica 

	ES – Inicio anticipado EF –Finalización anticipada	LS –Inicio tardío LF – Finalización tardía

 Hay un método manual para calcular la ruta crítica. Éste implica el ubicar las fechas de inicio (ES) y finalización (EF) más anticipadas para cada actividad que se empieza al principio del proyecto y avanza hasta finalizar el mismo. Entonces iniciamos en el final del proyecto y vamos retrocediendo, ubicando las fechas posibles de inicio (LS) y finalización (LF) más tardías de cada actividad. La diferencia entre la fecha de inicio más tardía y la fecha de inicio más anticipada de cada actividad, es la holgura (ésta va a terminar siendo la misma que la diferencia entre el día de terminación más tardío y el día de terminación más anticipado). Entonces vemos nuestra secuencia de actividades que tienen cero holgura desde el inicio hasta el final. Esta es la ruta crítica.

El recorrido hacia adelante implica iniciar la primera actividad del diagrama rojo y calcular el momento más anticipado en que cada actividad que pueda iniciar (ES) y el momento más anticipado en que cada actividad pueda terminar (EF).

Una vez que la actividad final se ha programado utilizando un recorrido hacia adelante, iniciamos al final y trabajamos en retroceso. El recorrido hacia atrás implica el cálculo del momento más tardío en que se puede concluir cada actividad (LF) y el momento más anticipado en que cada actividad puede iniciar (LS) siempre que el proyecto se complete a tiempo.

 Afortunadamente, la mayoría de los de los paquetes de software para la gestión del cronograma del proyecto calcularán la ruta crítica por usted. De cualquier manera, todos los proyectos de medianos a grandes requieren el uso de una herramienta para gestionar el cronograma. Hay que aprovechar esta característica automática en caso de que esté disponible. Para un proyecto pequeño, puede que solo haya una secuencia de actividades relevante, la cual debe ser fácil de identificar incluso si no utilizamos una herramienta de cronograma.

Holgura libre, holgura del proyecto y holgura total

Cuando analizamos la flotación de nuestro proyecto, podemos identificar tres términos: Holgura libre, holgura de la ruta y holgura total. La holgura libre es el término que se aplica a actividades individuales. Se refiere a la cantidad de holgura en una actividad antes de que retrase a la actividad siguiente. Por ejemplo, si la actividad B puede iniciar hasta cinco días después de que la actividad A sea completada sin impactar a la actividad siguiente, la actividad B tiene una holgura libre de cinco días.

También tenemos el concepto de holgura del proyecto, el cual es similar al de holgura libre, pero se aplica a toda la ruta del cronograma. La holgura del proyecto se comparte en todas las actividades de la ruta. Si una actividad utiliza algo de su holgura libre, reduce también la holgura del proyecto disponible para otras actividades de la ruta. Por ejemplo, digamos que tenemos tres actividades in a ruta – A, B, C – cada una con cinco días de holgura libre. La holgura del proyecto también es de 5 días. Si la actividad A inicia y se completa a tiempo, la actividad B tiene todavía que la holgura total de 5 días. Sin embargo, si la actividad A se retrasa tres días, la holgura del proyecto ha sido ahora reducida tres días, dejando a la holgura del proyecto con solo dos días. En un ejemplo extremo, digamos que la actividad A toma 5 días extra para ser completada. Encontraremos entonces que las actividades B y C ya no cuentan con holgura. Hay que recordar que la holgura del proyecto pertenece a toda la ruta. Si una actividad usa la holgura de todo el proyecto no va a quedar más holgura para otras actividades. Si quedan cero holguras, ya es parte de la ruta crítica.

La holgura total se refiriere a la cantidad total de holgura entre todas las actividades de todas las rutas. Si tenemos demasiada holgura, usualmente vamos a tener muchas más opciones de cómo colocar los recursos para cumplir con las fechas y tenemos también más flexibilidad si el proyecto se atrasa con respecto al cronograma. Sin embargo, si la holgura total del proyecto es baja, tenemos un mayor riesgo de no apegarnos al cronograma y mucho menos flexibilidad. Si al inicio del proyecto se retrasa, tenemos entonces dificultades para recolocar los recursos ya que si otra ruta se retrasa, puede rápidamente convertirse en ruta crítica.

Definiciones

Holgura total, la diferencia entre las fechas tempranas y tardías de todo el cronograma, por lo que es el tiempo que puede retrasarse un cronograma sin afectar a la duración del proyecto. Es la cantidad de tiempo que una actividad puede retrasarse, respecto de su fecha de inicio temprana sin retrasar la fecha de finalización del proyecto.

Holgura libre: tiempo que se puede demorar una actividad sin retrasar la fecha más temprana de inicio de su sucesora.

Holgura del proyecto: tiempo que se puede demorar el proyecto sin retrasar la fecha externa de finalización, la fecha pactada con el cliente.

Camino casi crítico: secuencia de actividades cuya duración está próxima a la del camino crítico del proyecto

Actividades  colgadas  o  perchas son aquéllas  que  no  tienen sucesoras. Si tienen holgura, su holgura libre y total coinciden y podrían  retrasarse  hasta  que  fueran  críticas.  Suponen  una ruptura no  intencionada en la  lógica  de  la red  generalmente causada por falta de actividades relacionadas o lógicas.

Finalmente, a título informativo, decir que MSProject denomina a la holgura total, margen de demora total y a la holgura libre, demora permisible.

 

Informacion extraida de Ten Step, wikipedia y fuentes de internet