21 _ PMP ®. Areas de conocimiento PMI® . Interesados.
La Gestión de los Interesados incluye los procesos necesarios para identificar a las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o ser afectados por el proyecto para poder desarrollar estrategias adecuadas a fin de lograr su participación eficaz en el proyecto.
Interesados o stakeholders: Son cualquier persona u organización (clientes, patrocinadores, usuarios, público, proveedores, sindicatos, asociaciones vecinales, organización ejecutora, etc.), que estén involucrados activamente en el proyecto o que sus intereses pueden verse afectados de manera positiva o negativa, tanto en la ejecución como con la terminación del proyecto.
Hay interesados que pueden afectar al proyecto de forma clave y otros que no tanto, por lo que el director del proyecto es el encargado de detectar a los interesados CLAVE. Estos además pueden cambiar a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Dependiendo de su implicación o afección por el proyecto, podemos estructurar los interesados en diferentes niveles, como podemos ver en el siguiente esquema:
La gestión de los interesados se puede esquematizar
Dinámica de los procesos
| Inicio | Planificación | Ejecución | Control | Cierre | |
| Integración | 1 | 1 | 1 | 2 | 1 |
| Alcance | 4 | 2 | |||
| Tiempo | 6 | 1 | |||
| Costo | 3 | 1 | |||
| Calidad | 1 | 1 | 1 | ||
| RRHH | 1 | 3 | |||
| Comunicaciones | 1 | 1 | 1 | ||
| Riesgos | 5 | 1 | |||
| Adquisiciones | 1 | 1 | 1 | 1 | |
| Interesados | Identificar los interesados | Planificar los interesados | Gestionar los interesados | Controlar los interesados | |
| TOTAL | 2 | 24 | 8 | 11 | 2 |
El área de gestión de interesados es clave en la gestión del proyecto, como veremos a los largo del tema y está estructurado en 4 procesos, cada uno en un grupo de procesos diferentes. Son procesos lineales y su relación es sencilla.
El primer proceso el 13.1, identificar al los interesados, es junto con el de creación del acta de constitución del proyecto (4.1), los únicos que están en el grupo de procesos de inicio. Su objetivo es generar un registro de todos los interesados que son influidos por el proyecto, con toda la información posible sobre sus intereses, expectativas y posición frente al proyecto.
A partir de este registro de interesados, se generan las estrategias para su gestión, de forma que se aumenten al máximo las posibilidades de éxito del proyecto debidas al apoyo de los mismos. De esta forma se redacta el plan de gestión de los interesados, salida clave del proceso 13.2.
Una vez definidas las estrategias a partir del plan de gestión de los agentes, y junto con el plan de gestión de las comunicaciones, y a través de habilidades soft, como la comunicación y las interpersonales, se debe realizar un seguimiento continuo y a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto del compromiso y participación de los interesados, poniendo en marcha el plan definido para cada uno de los agentes (13.3).
Finalmente, el 13.4 es un proceso de monitorización y control, en el cual se compara la situación real de los interesados con su comportamiento esperado y definido en el plan.
Al comienzo del proyecto, justo después de realizarse el Acta de Constitución del Proyecto, deberemos
Identificar a los Interesados. 13.1.
Es el proceso de identificar a las personas que podrían afectar o ser afectados por el proyecto. Analizaremos y documentaremos la información relevante relativa a sus intereses, participación, interdependencias, influencia y posible impacto en el éxito del proyecto.
Cada proyecto tendrá interesados que se verán afectados o podrán afectar al proyecto, ya sea de forma positiva o negativa. Si bien algunos interesados pueden tener una capacidad limitada para influir en el proyecto, otros pueden tener una influencia significativa sobre el mismo y sobre sus resultados esperados.
La capacidad del director del proyecto para identificar correctamente y gestionar a dichos interesados de manera adecuada puede constituir la diferencia entre el éxito y el fracaso.
- Para ampliar la lista de vendedores.
- Técnicas analíticas. Para el estudio de las ofertas.
- Negociación de adquisiciones. Aclara los términos relativos a las compras para que se logre alcanzar un acuerdo mutuo antes de firmar el contrato.
La salida es el registro de interesados.
Planificar la gestión de los Interesados 13.2.
Es el proceso de desarrollar estrategias de gestión adecuadas para lograr la participación eficaz de los interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto, con base en el análisis de sus necesidades, intereses y el posible impacto en el éxito del proyecto.
El beneficio clave de este proceso es que proporciona un plan claro y factible para interactuar con los interesados del proyecto. El nivel de participación de los interesados se puede clasificar de las siguientes maneras:
- Del proyecto y de sus impactos potenciales.
- Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y reticente al cambio.
- Conocedor del proyecto, aunque ni lo apoya ni es reticente.
- Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y apoya el cambio.
- Líder. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y activamente involucrado en asegurar el éxito del mismo.
La salida es el Plan de gestión de los interesados y actualizaciones a los documentos del proyecto.
Ejecutar la gestión de los Interesados 13.3.
Es el proceso de comunicarse y trabajar con los interesados para satisfacer sus necesidades y expectativas, abordar los incidentes en el momento en que ocurren y fomentar la participación adecuada de los interesados en las actividades del proyecto a lo largo del ciclo de vida del mismo.
Gestionar la participación de los Interesados ayuda a aumentar la probabilidad de éxito del proyecto al asegurar que los interesados comprenden claramente las metas, objetivos, beneficios y riesgos del mismo.
El beneficio clave de este proceso es que permite al director del proyecto incrementar el apoyo y minimizar la resistencia por parte de los interesados, aumentando significativamente las posibilidades de lograr el éxito del proyecto.
Necesitaremos usar nuestras habilidades interpersonales como son generar confianza, resolver conflictos, escuchar de forma activa y superar la resistencia al cambio.
También deberemos usar nuestras habilidades de gestión para facilitar el consenso hacia los objetivos del proyecto, ejercer influencia sobre las personas para que apoyen el proyecto, negociar acuerdos para satisfacer las necesidades del proyecto, y modificar el comportamiento de la organización para aceptar los resultados del proyecto.
Las salidas son el Registro de incidentes, las solicitudes de cambio y actualizaciones al Plan para la dirección del proyecto, a los documentos del proyecto y a los APO.
Controlar la gestión de los Interesados. 13.4.
Es el proceso de monitorear las relaciones generales de los interesados del proyecto y ajustar las estrategias y los planes para involucrar a los interesados.
El beneficio clave de este proceso es que se mantendrá o incrementará la eficiencia y la eficacia de las actividades de participación de los interesados a medida que el proyecto evoluciona y su entorno cambia.
Las actividades de participación de los interesados se ejecutan durante el ciclo de vida del proyecto por lo que se debería controlar de manera continua.
A medida que los interesados se involucran en el proyecto, se puede evaluar la eficacia general de la estrategia de gestión de los interesados. A medida que se identifican los cambios necesarios en el enfoque o la estrategia, puede ser necesario actualizar las secciones afectadas del plan para la dirección del proyecto a fin de reflejar estos cambios.
Las salidas son la información del desempeño del proyecto, solicitudes de cambio, actualizaciones al Plan para la Direccion del proyecto y a los documentos del proyecto.
Fuentes:
PMBok – PMI® –
Wolf Project
Varios internet
